Ada kesalahan di dalam gadget ini

Sabtu, 15 Januari 2011

PEDOMAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN JAMINAN MUTU ( QA ) DI RUMAH SAKIT DAN PUSKESMAS

 
I.     PENDAHULUAN
1.  Latar Belakang
2.  Tujuan.
 II.   PROGRAM JAMINAN MUTU
1.   Prinsip-Prinsip Program Jaminan Mutu di Rumah Sakit
2.   Pentahapan Program Jaminan Mutu di Rumah Sakit.
III.    PENTAHAPAN PELATIHAN JAMINAN MUTU DI RUMAH SAKIT.
1.  Inisiasi
2.  Transformasi
3.  Integrasi.
 
IV.       PENUTUP
 
 




Bab I
PENDAHULUAN
  
A.   LATAR BELAKANG
Pembangunan kesehatan dibidang pelayanan langsung seperti Rumah sakit, bertujuan untuk me-ningkatkan mutu, cakupan dan efisiensi pelaksanaan rujukan medik dan rujukan kesehatan secara terpadu serta meningkatkan dan memantapkan manajemen pelayanan kesehatan yang meliputi kegiatan peren-canaan, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian dan penilaian.
Sejalan dengan perubahan sosial budaya masyarakat dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, peningkatan pengetahuan masyarakat tentang kesehatan dan perkembangan informasi yang demikian cepat dan diikuti oleh tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang lebih baik meng-haruskan sarana pelayanan kesehatan untuk mengembangkan diri secara terus menerus seiring dengan perkembangan yang ada pada masyarakat tersebut.  Pengembangan yang dilaksanakan  tahap demi tahap berusaha untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit tetap dapat mengikuti perubahan yang ada.
Apabila rumah sakit tidak mempersiapkan diri secara lebih baik dalam upaya peningkatan mutu pelayanan, maka sarana tersebut akan dijauhi masyarakat dan masyarakat akan mencari sarana kesehatan alternatif.  Untuk itu setiap rumah sakit harus meningkatkan penampilannya secara terencana sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan  masyarakat agar dapat terus berkembang.
Salah satu usaha peningkatan penampilan dari masing masing sarana pelayanan seperti rumah sakit adalah dengan meningkatkan mutu pelayanan di semua unit pelayanan, baik pada unit pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, ataupun pada unit pelayanan administrasi dan manajemen melalui program jaminan mutu.
Kegiatan peningkatan mutu tersebut diatas dapat dilaksanakan dengan berbagai pendekatan atau kegiatan mutu diantaranya dengan mengembangkan Gugus Kendali Mutu, Pengendalian Mutu Terpadu, Penyusunan/Penerapan standar pelayanan atau penyediaan pelayanan prima di rumah sakit.
Seperti diketahui Mutu Pelayanan Rumah Sakit merupakan derajat kesempurnaan pelayanan Rumah Sakit  untuk memenuhi kebutuhan masyarakat/konsu-men akan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan standar profesi dan standar pelayanan profesi dengan menggunakan potensi sumber daya yang tersedia  di rumah sakit secara wajar, efisien dan efektif serta diberikan secara aman dan memuaskan sesuai norma, etika, hukum dan sosio budaya, dengan memper-hatikan keterbatasan dan kemampuan pemerintah dan masyarakat sebagai konsumen.
Didalam mencapai mutu tersebut diatas, maka upaya peningkatan mutu pelayanan rumah sakit disusun berupa kegiatan yang komprehensif dan integratif yang menyangkut Struktur, Proses dan Out Put/Out Come secara objektif, sistematik dan berlanjut, memantau  dan menilai mutu serta kewajaran pelayanan tehadap pasien, menggunakan peluang untuk meningkatkan pelayanan pasien  dan memecah-kan masalah yang terungkapkan sehingga pelayanan yang diberikan di rumah sakit berdaya guna dan berhasil guna. Upaya peningkatan mutu di rumah sakit bertujuan untuk  memberikan asuhan atau pelayanan sebaik baiknya kepada pasien.
Adapun strategi upaya peningkatan mutu rumah sakit adalah sebagai berikut :
a.      Rumah Sakit harus memahami dan menghayati konsep dasar dan prinsip mutu pelayanan rumah sakit sehingga dapat menyusun langkah langkah upaya peningkatan mutu masing masing rumah sakit.
b.      Memberi prioritas pada peningkatan sumberdaya manusia di rumah sakit termasuk kesejahteraan karyawan, memberikan imbalan yang layak, program keselamatan dan kesehatan kerja, program pendidikan dan pelatihan , dll.
c.      Menciptakan budaya mutu di rumah sakit, termasuk didalamnya menyusun program mutu rumah sakit, menyusun tema  yang akan dipakai sebagai pedoman, memilih pendekatan yang akan dipakai dalam penggunaan standar prosedur serta menetapkan mekanisme monitoring dan evaluasi.
 
Dari hasil pengamatan yang dilakukan dibeberapa rumah sakit, menunjukkan bahwa sebagian besar Rumah Sakit terutama yang berada diluar pulau Jawa belum atau sedikit sekali tersentuh oleh pelatihan yang berwawasan mutu.  Walaupun sebagian rumah sakit sudah tersentuh, tetapi hanya dalam penyebarluasan informasi tentang mutu saja, belum sampai pada tingkat konsep ataupun  aplikasinya.
Pelatihan peningkatan mutu yang sekarang ini dilaku-kan di rumah sakit diantaranya :
  •  Pelatihan Total Quality Manajemen.
  •  Pelatihan Fasilitator Gugus Kendali Mutu.
  •  Pelatihan Manajemen Strateji RS
  •  Pelatihan Teknik Dokumentasi Standar Pelayanan Mutu RS
  •  Pelatihan Standar Asuhan Keperawatan.
  •  Pelatihan Akreditasi Rumah Sakit.
  •  Pelatihan Sumber Daya Manusia.
  •  Pelatihan Manajemen Pimpinan RSUD
  •  Dll
Untuk memperoleh keseragaman dalam penyeleng-garan pendidikan dan pelatihan mutu tersebut diatas, maka perlu disusun suatu pedoman yang merupakan petunjuk umum dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan mutu tersebut.
 
B.    TUJUAN
Tujuan Umum :
Tujuan dari pada kegiatan ini adalah tersusunnya pedoman penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan jaminan mutu di Rumah Sakit.
Tujuan Khusus :  
Tersusunnya jenis pelatihan pada setiap fase dari langkah langkah penerapan jaminan mutu rumah sakit yaitu fase Inisiasi, Transformasi dan Integrasi.


Bab II
PROGRAM JAMINAN MUTU
  
A.    PRINSIP-PRINSIP JAMINAN MUTU
 
Mutu tidak akan pernah dicapai dalam jangka waktu yang singkat. Hal tersebut memerlukan waktu yang sangat bervariasi tergantung dari pada standar mutu yang dinginkan.  Pengertian tentang program jaminan mutu mungkin sudah sering kita ketahui dari berbagai sumber yang sangat bervariasi.
Secara singkat disebutkan bahwa program jaminan mutu melibatkan setiap orang yang berada dalam organisasi untuk peningkatan pelayanan yang terus menerus dimana mereka akan memenuhi kebutuhan standar dan harapan dari pada pelanggan, baik pelanggan intern ataupun ekstern. Hal ini adalah suatu metode yang mengkombinasikan teknik manajemen, keterampilan teknik, dan pemanfaatan penuh potensi sumber daya manusia dalam organisasi rumah sakit. 
Program Jaminan Mutu dapat dibedakan dengan bentuk manajemen yang lain, dimana jaminan mutu didasarkan pada prinsip prinsip sebagai berikut :
1.      Setiap orang didalam organisasi harus dilibatkan dalam penentuan , pengertian dan peningkatan proses yang berkelanjutan dengan masing masing kontrol dan bertanggung jawab dalam setiap mutu yang dihasilkan oleh masing masing orang.
2.      Setiap orang harus sepakat untuk memuaskan masing masing pelanggan  baik pelanggan eksternal maupun pelanggan internal.
3.      Peningkatan mutu dilaksanakan dengan menggunakan metode ilmiah yaitu dengan menggunakan data untuk pengambilan keputusan , penggunaan alat alat statistik  dan keterlibatan setiap orang yang terkait.
4.      Adanya pengertian dan penerimaan terhadap suatu perbedaan yang alami.
5.      Pembentukan teamwork . Baik itu dalam part time teamwork, fulltime teamwork  ataupun cross functional team .
6.      Adanya komitmen tentang pengembangan karyawan (development of employees ) melalui keterlibatan didalam pengambilan keputusan.
7.      Partisipasi setiap orang dalam merupakan dorongan yang positif dan harus dilaksanakan.
8.      Program pendidikan dan pelatihan dianggap sebagai suatu investment/modal dalam rangka pengembangan kemampuan dan pengetahuan pegawai untuk mencapai potensi  yang mereka harapkan.
9.      Supliers dan Customer diintegrasikan dalam proses peningkatan mutu.
 
 
1. ORIENTASI PADA PELANGGAN
 
Dalam pandangan tradisional, pelanggan berarti orang yang membeli dan menggunakan produk suatu perusahaan/organisasi. Dalam hal ini pelanggan tersebut berinteraksi dengan perusahaan setelah proses menghasilkan produk.  Sedangkan pihak pihak yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan sebelum tahap proses disebut sebagai pemasok.
Dalam konsep quality manajemen, pelanggan dan pemasok ada didalam dan diluar organisasi. Pelanggan dikenal sebagai pelanggan eksternal dan pelanggan internal. Pelanggan eksternal adalah orang yang menggunakan produk atau jasa perusahaan . Pemasok eksternal adalah orang diluar organisasi yang menjual bahan mentah/bahan baku, informasi atau jasa lain kepada organisasi. Sedangkan didalam organisasi juga ada pelanggan internal dan pemasok internal. Misalnya dalam pelayanan pasien dirumah sakit. Dalam pemeriksaan laboratorium misalnya, dokter dan tenaga paramedis merupakan pelanggan internal dari pada petugas laboratorium, sedangkan bagian logistik yang menyediakan bahan bahan pemeriksaan dan peralatan lainnya merupakan pemasok internal. Oleh karena itu kualitas pekerjaan dari bagian logistik akan mempengaruhi kualitas pekerjaan petugas laboratorium sekaligus akan mempengaruhi kualitas pekerjaan dari pada tenaga medis.
Pada hakikatnya tujuan dari pada bisnis adalah untuk menciptakan dan mempertahankan para pelanggan. Demikian pula dalam kegiatan pelayanan kesehatan, target utamanya adalah untuk kepuasan pelanggan dalam hal ini kesembuhan dari penyakit. Oleh karena itu hanya dengan memahami proses dan pelanggan maka organisasi dapat memahami dan menghargai makna dari pada kualitas. Semua usaha manajemen dalam jaminan mutu diarahkan pada satu tujuan utama yaitu terciptanya kepuasan pelanggan. Apapun yang dilakukan manajemen tidak akan ada gunanya bila akhirnya tidak menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan. Adanya kepuasan pelanggan dapat memberikan manfaat diantaranya :
1.      Hubungan antara Rumah Sakit dengan para pasien menjadi harmonis.
2.      Memberikan dasar yang baik bagi kunjungan ulang.
3.      Membentuk suatu rekomendasi dari mulut ke mulut  ( word of mouth ) yang menguntungkan bagi rumah sakit.
4.      Reputasi rumah sakit menjadi baik dimata pelanggan / pasien dan keluarga.
5.      Penghasilan rumah sakit meningkat.
 
2.  CONTINOUS IMPROVEMENT
Persaingan global dan perubahan yang terjadi pada setiap pelanggan merupakan alasan perlunya dilakukan perbaikan yang berkesinambungan. Untuk mencapai perbaikan yang berkesinambungan, para manajer rumah sakit tidak cukup hanya menerima ide perbaikan, akan tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan. Pelaksanaan proses berke-sinambungan ini meliputi penentuan dan pemecahan masalah yang memungkinkan, pemilihan dan imple-mentasi pemecahan yang paling efektif dn efisien, serta evaluasi ulang, standarisasi dan pengulangan proses.
Proses pembelajaran merupakan elemen yang penting dalam perbaikan. Pembelajaran memberikan dasar rasional untuk bertindak dan merupakan elemen penting kedua dalam perbaikan. Tingkat dan luasnya perbaikan dapat ditingkatkan dengan membuat perbaikan proses dan sistem sebagai bagian dari strategi organisasi,  serta menciptakan suatu sistem untuk perbaikan. Sistem tersebut haruslah mendukung pengembangan keterampilan dan pengetahuan anggota organisasi  untuk melaksanakan perbaikan. Hal hal yang harus diperhatikan dalam merancang sistem perbaikan antara lain: Pendidikan, Keteladanan manajer, Tanggung jawab yang jelas, Perbaikan diidentifikasi sebagai strategi yang penting, Identifikasi dan prioritas tindakan perbaikan, metode sistematis untuk perbaikan, dan lain lain.
Perbaikan terhadap mutu yang berkesinambungan memerlukan beberapa persyaratan yang harus diperhatikan diantaranya adalah :
a.      Perbaikan tersebut haruslah berdasarkan pada visi dan misi  rumah sakit.
Didalam implementasi jaminan mutu di rumah sakit, visi dan misi harus ditentukan dan merupakan dasar serta sentra yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan. Visi dan Misi rumah sakit harus  diinformasikan kepada semua karyawan mulai dari tingkat Manajer puncak sampai dengan pelaksana ditingkat front line. Dengan harapan apabila setiap orang yang terlibat di rumah sakit  sudah mengetahui visi dan misi rumah sakit maka mereka akan bekerja dengan suatu arah yang  dan terencana dengan baik.
b.      Mengikuti Tahap  Strategi Perbaikan.
Didalam menerapkan perbaikan, dikenal berbagai proses. Tidak ada satupun  cara yang paling tepat untuk memperbaiki proses perbaikan, baik itu dalam bidang manufaktur ataupun dalam bidang jasa. Meskipun demikian ada beberapa strategi standar yang biasanya digunakan. Strategi tersebut antara lain :
·        Menggambarkan proses yang ada
·        Membakukan proses
·        Menghilangkan kesalahan pada proses
·        Merampingkan proses
·        Mengurangi sumber sumber terjadinya variasi
·        Menerapkan pengendalian proses statistikal
·        Memperbaiki rancangan
 
3.  SCIENTIFIC APPROACH
Pendekatan ilmiah merupakan langkah sistematis bagi setiap individu maupun Tim dalam proses pemecahan masalah dan perbaikan proses. Hal ini berarti bahwa dalam pengambilan keputusan harus selalu berdasarkan pada data, dan bukan merupakan perkiraan saja. Disamping itu harus pula melihat pada akar permasalahan dan bukan hanya berdasarkan gejala gejala yang terlihat pada permukaan. Demikian juga dengan pemilihan alternatif pemecahan masalah yang dipilih haruslah betul merupakan alternatif solusi yang baik,  jangan merupakan solusi yang setiap saat harus diperbaiki.
Fokus pada pendekatan ilmiah adalah pengumpulan , pengolahan dan pemanfaatan data. Dalam proses pengumpulan dan pemanfaatan data tersebut tidak dianjurkan untuk menggunakan ilmu statistik yang rumit. Dengan hanya menggunakan alat alat statistik yang sederhana seperti Grafik, Bar Chart, Peren-canaan waktu (Time Plot) dapat membantu para manajer atau petugas kesehatan untuk menghasilkan suatu peningkatan mutu secara terus menerus dan dengan demikian selanjutnya akan mengatasi seluruh permasalahan yang ada.
Banyak diantara kita telah bekerja selama bertahun tahun tanpa menggunakan data.  Kita datang dengan berbagai ide untuk meningkatkan kinerja organisasi, akan tetapi kita hanya berangkat hanya berdasarkan pengalaman yang diterapkan dalam pekerjaan sehari hari atau hanya berdasarkan pembicaraan informal dengan para pasien atau pelanggan lainnya. Akibatnya adalah apabila terjadi masalah dikemudian hari, kita akan menggunakan pengalaman tersebut untuk mencari pemecahan masalahnya, maka kemungkinannya adalah bahwa masalah tersebut mungkin teratasi atau  sama sekali tidak teratasi.
Tidak ada yang menyalahkan pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan pengalaman, pengeta-huan, perkiraan ataupun dengan intuisi seperti diatas. Kalau demikian halnya mengapa ditekankan tentang pemanfaatan data?  Alasannya adalah sangat sederhana sekali yaitu bahwa pemanfaatan data adalah alat yang sangat tangguh yang dapat diikutkan atau diperhitungkan dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Pemanfaatan data tidak dapat menggantikan pengalaman ataupun pengetahuan dalam peningkatan proses ataupun dalam pengambilan keputusan, akan tetapi pengalaman dan pengetahuan tidaklah cukup untuk menghasilkan suatu keputusan yang tepat.
Apabila kita dihadapkan dengan masalah-masalah yang baru, biasanya  kita membentuk suatu teori tentang apa yang telah terjadi berdasarkan pengalaman.  Hal ini adalah  suatu keadaaan yang normal. Akan tetapi kecenderungan yang sering terjadi adalah  bahwa kita sering kali hanya melihat terhadap kesamaan dari pada kedua kejadian tersebut dan kita tidak  melihat terhadap perbedaannya. Dengan meng-gunakan data, kita dapat menghindarkan perangkap-perangkap yang demikian. Penggunaan data dapat menolong kita untuk mengerti lebih dalam apa yang telah terjadi pada proses, service maupun produk.
 Dengan menggunakan data akan membantu kita dalam memfokuskan permasalahan terhadap faktor-faktor yang betul-betul membuat suatu perbedaan atau variasi. Disamping itu pemanfaatan data  dapat mem-bantu kita menghemat waktu, energi dan penggunaan sumber daya yang lebih efektif.
 
4. PEMBENTUKAN TEAM
Sekarang ini kita sudah memasuki lingkungan atau keadaan dimana goncangan-goncangan atau gangguan menjadi sesuatu hal yang biasa dan perubahan merupakan suatu yang tetap terjadi.  Banyak faktor yang memaksa pengelola suatu rumah sakit mencari jalan untuk memenuhi kebutuhan pasar/pelanggan dengan cara efektif dan efisien. Faktor-faktor ini diantaranya adalah termasuk kebutuhan untuk merespon perubahan teknologi yang begitu cepat dan luas, kecenderungan globalisasi disemua sektor dan tekanan-tekanan pengertian pasar termasuk keinginan dari pad pasien.
Untuk menghadapi kondisi tersebut dibutuhkan penge-tahuan,  ketrampilan, pengalaman dan perspektif yang luas dan dilakukan secara bersama-sama dengan orang orang yang bekerja atau berkaitan dengan rumah sakit. Dengan demikian setiap rumah sakit diharapkan dapat mengatasi masalah yang dihadapi,  membuat keputusan yang baik dan menyampaikan solusi tersebut terhadap para costumer (pelanggan).
Dengan perkataan lain dibutuhkan kerja sama dalam bentuk tim. Tim akan menciptakan suatu kondisi dimana para anggota akan tetap mempertahankan perubahan, mempelajari lebih banyak tentang kebutuhan dan memperoleh ketrampilan dalam kerja sama.
Dalam suatu organisasi, Team dibutuhkan apabila :
·   Tugas-tugas yang diemban sangat kompleks.
·   Kreatifitas dibutuhkan
·   jalan yang harus ditempuh belum jelas
·   Penggunaan sumber daya yang lebih efisien dibutuhkan
·   Dibutuhkan belajar lebih cepat
·   Mengerjakan komitmen yang tinggi
·   Pelaksanaan dari rencana membutuhkan kerja sama dengan orang lain
·   Tugas-tugas atau proses bersifat cross fungsional
 
Semakin banyak tugas-tugas yang berhubungan dengan hal diatas, maka organisasi akan membentuk tim untuk mengatasi tantangan tersebut.
Perusahaan/Organisasi akan lebih tergantung pada tim bila mereka menemukan bahwa metode pemecahan masalah yang tradisional, pengambilan keputusan, komunikasi dan kompetensi tidak cepat atau cukup flkesible untuk merespon terhadap perubahan yang ada. Tim-tim yang dibentuk akan digunakan untuk  bentuk, seperti Manajemen Team On going work team, Improvment Team, Gugus Kendali Mutu, Forum Manajemen Menengah dll.
 Rumah sakit menggunakan/memanfaatkan team untuk mencapai tujuan-tujuan dengan perbedaan yang luas,  mengurangi penggunaan waktu yang tidak perlu, menambah siklus, mengurangi kesalahan pelayanan pada pasien dan melaksanakan pekerjaan sehari-hari, meningkatkan transaksi, merancang kembali sistem yang ada,  lebih mengerti tentang kebutuhan pasien dan pelanggan lainnya.
 
Bab III
 PENTAHAPAN PROGRAM JAMINAN MUTU

1.     FASE INISIASI
1.1.     Training Need Assessment (TNA)
Perbaikan mutu yang diberikan dengan terburu buru sering menyebabkan diambilnya keputusan yang salah tentang jenis pelatihan yang akan diberikan. Kesalahan kesalahan yang paling umum terjadi adalah sebagai berikut :
  •   Seorang petugas mengatakan kepada admi-nistrator rumah sakit bahwa ia mempunyai keterampilan baru. Mendapat informasi demikian, manajemen rumah sakit yang bersangkutan segera memberikan keterampilan tersebut kepada karyawannya  tanpa mengetahui apakah karyawannya telah siap untuk mempelajarinya.
  •   Sebuah Rumah Sakit membeli peralatan baru untuk produk jasa pelayanan yang baru tanpa mempertimbangkan aspek pelatihan terlebih dahulu.
  •   Rumah Sakit melaksanakan pelatihan umum mengenai konsep kualitas secara luas tanpa menghiraukan bagaimana karyawannya akan menerapkan konsep tersebut dalam pekerjaannya sehari hari agar kualitasnya menjadi lebih baik.
  •   Suatu Rumah Sakit mengetahui bahwa pesaingnya sedang menerapkan teknik kualitas tertentu atau manajer rumah sakit  membaca dari majalah atau surat kabar bahwa teknik tersebut sedang populer, sehingga dengan segera manajer tersebut memutuskan untuk melaksanakan pelatihan mengenai penerapan teknik kualitas tanpa memikirkan apakah hal tersebut cocok bagi rumah sakitnya.
Pelatihan yang baik dalm prosesnya dimulai dengan pengumpulan data dan informasi yang dapat menggambarkan jenis keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini, dan keterampilan apa yang mereka perlukan untuk mencapai rencana jangka pendek dan jangka panjang yang telah ditetapkan, memuaskan pelanggan dan memperbaiki kualitas. Setelah data tersebut terkumpul, kemudian diolah dianalisis sehingga akhirnya kebutuhan akan pelatihan dapat ditentukan.
Pendekatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan adalah sebagai berikut
 
1.   Menentukan keterampilan karyawan yang diperlukan untuk mencapai strategi kualitas yang ditentukan oleh Rumah Sakit. Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh para manajer untuk menentukan kebutuhan pelatihan, diantaranya adalah :
a.   Observasi.
Manajer RS dapat melakukan observasi terhadap beberapa aspek pokok, misalnya apakah terdapat masalah masalah yang spesifik dalam masing masing bagian? Apakah karyawan menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas tugas tertentu dan  Apakah pekerjaan pekerjaan secara konsisten mendukung proses ?
b.   Wawancara
Manajer dapat mewawancarai para karyawan agar mereka mengungkapkan kebutuhannya berdasarkan ketrampilan dan pengetahuan yang dimiliki. Karyawan mengetahui tugas yang harus mereka kerjakan setiap hari. Mereka juga harus mengetahui tugas mana yang dapat mereka kerjakan dengan baik, mana yang tidak dan mana yang tidak dapat dikerjakan sama sekali. Brainstorming merupakan cara  efektif dalam proses perbaikan yang berkesinambungan bila karyawan bersedia mengemukakan pikiran dan pendapatnya.
c.   Survei  Job - Task Analysis
Dalam tahap ini dilakukan analisis terhadap dua aspek utama. Pertama terhadap aspek pekerjaan secara keseluruhan dan kedua terhadap aspek pengetahuan, keterampilan serta sikap yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
Berdasarkan informasi dari hasil analisis tersebut, maka instrumen survei dikembang-kan dan disebarkan kepada para karyawan yang akan diteliti.  Dalam mengembangkan instrumen, ada baiknya melibatkan karyawan yang akan disurvei agar informasi yang diperoleh lengkap dan tidak mengabaikan kriteria kriteria seperti  kerja sama tim, sensitivitas terhadap umpan balik pelanggan terutama pelanggan internal dan keterampilan interpersonal.
d.   Focus Group Diskusi  (FGD)
Dalam metode ini kelompok karyawan tertentu diminta untuk membicarakan siklus mutu yang berkaitan dengan pelatihan. Rapat yang dilakukan tanpa manajer atau penyelia tersebut akan menjadi lebih terbuka untuk menyadari bahwa mereka memerlukan pelatihan.
e.   Sistem saran
Sistem saran organisasi ( baik melalui kotak saran, maupun saran yang diajukan secara langsung) juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan.
2.      Melakukan penilaian kebutuhan pelatihan secara periodik untuk mengidentifikasi topik topik  yang baru.
3.      Menggunakan proses identifikasi kebutuhan berkelanjutan yang meliputi evaluasi  terhadap pelatihan yang telah diikuti karyawan dan saran dari unit bisnis maupun para manajer akan diperlukannya suatu pelatihan baru.
4.      Melakukan Benchmarking (patok duga ) terhadap rumah sakit lain untuk menentukan apa yang mereka lakukan dan dimana mereka melakukan program pelatihan bagi para karyawannya.
 
1.2.  SEMINAR TENTANG SADAR MUTU.
( Quality Awareness Workshop ).
Kegiatan ini sangat penting dilaksanakan sebelum kegiatan program jaminan mutu dilakukan pada suatu tempat. Adapun tujuan dari pada kegiatan ini adalah untuk membangun suatu komitmen yang tinggi dari pada petugas kesehatan terutama petugas rumah sakit beserta instansi terkait dari tingkat manajemen atas sampai dengan tingkat pelaksana mutu itu sendiri.
Adapun topik topik yang diberikan dalam seminar ini adalah : Pengertian mutu, Jaminan Mutu, Budaya Mutu, Konsep Pelanggan, Manfaat Mutu dll, tergantung dari waktu yang disediakan dalam workshop tersebut.
1.3.  MENGEMBANGKAN KEPEMIMPINAN MUTU.
Kepemimpinan yang berwawasan mutu merupakan kemampuan untuk membangkitkan semangat orang lain agar bersedia dan memiliki tanggung jawab menyeluruh terhadap usaha mencapai  suatu tujuan.
Fungsi kepemimpinan mutu adalah sebagai berikut :
1). Perencanaan Mutu :
Fungsi ini meliputi identifikasi pelanggan dan kebutuhannya, mengembangkan produk  sesuai kebutuhan pelanggan, mengembangkan metode dan proses kerja serta mengubah hasil perencanaan kedalam tindakan.
2). Pengendalian Mutu :
Fungsi ini mencakup langkah langkah evaluasi kinerja aktual, membandingkan kinerja dengan tujuan, melakukan tindakan perbaikan untuk mengatasi perbedaan kinerja yang ada.
3). Perbaikan Mutu.
Fungsi ini meliputi penyediaan prasarana untuk perbaikan mutu secara berkesinambungan, identifikasi proses satu metoda yang membutuh-kan perbaikan, membentuk tim yang bertanggung jawab atas program perbaikan mutu, menye-diakan sumber daya serta pelatihan yang dibutuhkan oleh tim dalam memecahkan masalah.
1.4.   MENETAPKAN TUJUAN PENINGKATAN MUTU
Pada langkah ini perlu dirumuskan secara tepat dan benar tentang tingkat kesenjangan kinerja yang terjadi, sehingga akan semakin jelas dan tepat kearah mana tujuan yang ingin dicapai dalam peningkatan mutu.
Tujuan digambarkan dalam bentuk kuantitas yang harus dicapai ketika program sudah selesai. Beberapa petunjuk yang perlu untuk menuliskan tujuan adalah sebagai berikut :
1.   Spesifik.
Tujuan harus bersifat spesifik, dan tidak  mengambang. Spesifik berarti bahwa target yang akan kita capai itu sudah menjurus atau terfokus pada  suatu issue/topik.
2.   Measurable.
Tujuan yang akan kita capai sedapat mungkin harus dapat diukur melalui indikator tertentu.
3.   Achievable.
Tujuan yang telah ditetapkan sedapat mungkin harus dapat dicapai
4.   Realistis.
Tujuan yang diinginkan sifatnya realis,  dan tidak muluk muluk.
5.  Time Bound.
Untuk mencapai tujuan tersebut haruslah dalam batas waktu tertentu.
 
1.5.   MENYUSUN RENCANA STRATEJIK DAN OPERASIONAL
Penyusunan rencana stratejik dan rencana operasional rumah sakit sebaiknya berdasarkan pada analisa SWOT dengan memperhitungkan faktor faktor eksternal dan internal dari pada rumah sakit.  Kesenjangan nilai yang ditemukan berdasarkan analisa tersebut, disusun suatu rencana aksi yang kegiatannya berfokus pada visi dan misi organisasi.
Jenis-Jenis Pelatihan pada fase ini antara lain :
  • Pelatihan/Orientasi tentang Mutu
  • Pelatihan Pengkajian Kebutuhan Pelatihan ( TNA ).
  • Pelatihan Kepemimpinan Mutu
  
2. FASE TRANSFORMASI
Pada fase ini beberapa strategi yang disarankan adalah sebagai berikut :
·        Pemilihan proses proses prioritas yang akan ditingkatkan dalam bentuk proyek percontohan.
·        Pembentukan kelompok kelompok kerja yang kompeten terhadap proses proses tersebut.
·        Identifikasi anggota untuk masing masing kelompok kerja
·        Proses dalam kelompok kerja untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan dengan siklus PDCA atau PDSA
·        Pelatihan Penyusunan Standar dan Dokumentasi Mutu.
·        Pelatihan Internal Audit Mutu and Corective Action
·        Pelatihan Manajemen Stratejik
·        Evaluasi
Jenis-jenis Pelatihan dalam fase ini antara lain :
1). Pelatihan Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
2). Tim Building
3). Analisa tugas dan Analisa Jabatan.
4). Supervisi
5)  Management and Statistic Tools

 
3.FASE INTEGRASI
Pada fase ini strategi yang disarankan adalah :
·     Mengintegrasikan pelaksanaan CQI pada seluruh jajaran organisasi
·     Membentuk dan mempertahankan komitmen terhadap mutu melalui optimalisasi dan proses perbaikan yang berkesinambungan
·     Pelatihan pada seluruh karyawan
·     Penetapan indikator mutu
·     Pengembangan sistem surveilance dan evaluasi mutu yang tepat
·     Penerapan proses perbaikan mutu yang berke-sinambungan pada semua unit dan lintas unit dengan membentuk kelompok-kelompok kerja yang mandiri
Jenis Jenis Pelatihan pada fase ini antara lain misal :
  •  pelatihan team based
  •  pelatihan GKM, PKM, BPI
  • Asuhan Keperawatan
  • Standar Pelayanan Medis
  • Manajemen Review
  • Penyusunan Indikator
  • Monitoring dan Evaluasi

Bab IV
PENUTUP
  
Kegiatan Jaminan Mutu merupakan suatu kegiatan yang integral yang harus tersirat dalam setiap kegiatan pelayanan kesehatan.  Mutu harus dilihat dari berbagai dimensi , dan pemenuhan setiap dimensi mempunyai persyaratan persyaratan tertentu.
Untuk menghasilkan suatu pelayanan yang bermutu diperlukan waktu yang relatif panjang dan membutuhkan kerja sama yang baik  dari pada semua unsur yang terlibat dalam rumah sakit.
Beberapa prinsip dalam jaminan mutu yang harus diikuti adalah Fokus pada pelanggan, Pendekatan ilmiah, Perbaikan yang berkesinambungan dan Pemanfaatan Tim dalam pengambilan keputusan.
 
 
Ooo000ooo
 
 

Manajemen Pelayanan Mutu

Penelitian ini bertujuan untuk
1). Untuk menganalisis apakah mutu pelayanan kesehatan yang terdiri dari delapan demensi mutu secara bersama-sama mempunyai pengaruh signifikan terhadap kepuasan pasien di Rumah Sakit.
2) Untuk menganalisis apakah faktor mutu pelayanan kesehatan yang terdiri dari delapan demensi mutu secara parsial mempunyai pengaruh signifikan terhadap kepuasan pasien di Rumah Sakit.
3) Untuk menganalisis variabel manakah dari delapan dimensi mutu tersebut yang dominan berpengaruh terhadap kepuasan pasien di Rumah Sakit.
Penelitian ini merupakan jenis penelitian survey (survey research), yaitu penelitian yang dilakukan pada populasi besar atau kecil dengan mengambil data sampel sehingga ditemukan kejadian-kejadian relatif, distribusi, dan hubungan-hubungan antar variabel. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui teknik Kuesioner dan Dokumenter, yang terdiri dari data primer dan data sekunder. Selanjutnya data dianalisis secara kuantitatif, yaitu dengan menggunakan model statistik dalam program komputer ( SPSS 10.0 ), dengan teknik analisis deskriptif dan analisis regresi linier berganda.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa: a) Secara simultan, mutu pelayanan yang terdiri dari teknis, akses terhadap pelayanan, efektifitas, efisiensi, hubungan antar manusia, keamanan, kenyamanan dan kontinuitas berpengaruh terhadap kepuasan pasien rumah sakit Marsudi Waluyo Singosari Kabupaten Malang; b) Variabel bebas yang berupa efektifitas, dan keamanan secara parsial tidak berpengaruh terhadap kepuasan pasien. Sedangkan variabel teknis, akses terhadap pelayanan, efisiensi, hubungan antar manusia, kenyamanan dan kontinuitas secara parsial berpengaruh terhadap kepuasan pasien rumah sakit Marsudi Waluyo Singosari Kabupaten Malang; c) Mutu pelayanan dalam bentuk variabel kenyamanan merupakan variabel yang mempunyai pengaruh paling dominan terhadap kepuasan pasien rumah sakit.

STANDAR PELAYANAN MUTU RUMAH SAKIT

Standar
Dari definisi itu jelas bahwa RS perlu mempelajari apa saja standar-standar yang berlaku baik untuk tingkat RS maupun untuk masing-masing pelayanan misalnya: Pelayanan (Yan) Medis, Yan Keperawatan, Administrasi & Manajemen, Rekam Medis, Yan Gawat Darurat, dsb.
Standar-standar ini terdiri dari elemen struktur, proses dan hasil (outcome).
Struktur adalah fasilitas fisik, organisasi, sumber daya manusianya, sistem keuangan, peralatan medis dan non-medis, AD/ART, kebijakan, SOP/Protap, program, dsb.

Proses adalah semua pelaksanaan operasional dari staf/unit/bagian RS kepada pasien/keluarga/masyarakat pengguna jasa RS tersebut.
Hasil (outcome) adalah perubahan status kesehatan pasien, perubahan pengetahuan/pemahaman serta perilaku yang mempengaruhi status kesehatannya di masa depan, dan kepuasan pasien. Hasil biasanya diukur dengan indikator RS atau indikator klinis. Hasil (outcome) berbeda dengan luaran (output), contoh jumlah pasien operasi (PO) adalah luaran, sedangkan hasil adalah jumlah pasien operasi yang ada Infeksi Luka Operasi (PILO) dibagi jumlah pasien yang dioperasi (PILO/PO kali 100%). Tentu yang lebih penting adalah hasil/outcome, karena menentukan mutu suatu layanan.
Menerapkan standar-standar ini bukan merupakan suatu upaya jangka pendek, tapi upaya jangka panjang dan sepanjang masa. Akreditasi pada dasarnya adalah proses menilai RS sejauh mana telah menerapkan standar. Di Indonesia Akreditasi RS dilakukan oleh KARS (Komite Akreditasi Rumah Sakit) Departemen Kesehatan.

Persiapan

Persiapan Akreditasi di RS dimulai dengan membentuk Pokja (Kelompok Kerja) untuk masing-masing bidang pelayanan, misalnya: Pokja Yan Gawat Darurat, Pokja Yan Medis, Pokja Keperawatan, dsb. Pokja-pokja ini akan mempersiapkan berbagai standar untuk diterapkan unit/bagiannya, mendorong penerapannya dan kemudian melakukan penilaian, yang disebut sebagai self assessment.
Penilaian dilakukan dengan menggunakan instrumen dari KARS. Instrumen ini terdapat pada satu buku yang tersedia di KARS terjilid sekaligus untuk 16 pelayanan. Judul buku adalah Laporan Survei Akreditasi RS, utamanya berisi Pedoman Khusus/Survei dari masing-masing pelayanan, pedoman ini tidak lain adalah instrumen yang digunakan untuk menilai atau ”mengukur” sejauh mana RS sudah menerapkan standar. Pedoman khusus ini untuk masing-masing pelayanan berisi tujuh standar, terdapat parameter yang masing-masing jumlahnya berbeda-beda, kemudian ada skor, dan keterangan DO (Definisi Operasional) serta CP (Cara Pembuktian). Dianjurkan agar Pokja mempelajari instrumen ini dengan cermat dan mencoba melakukan penilaian masing-masing pelayanannya.
Jenis Pelayanan
Jenis pelayanan yang diakreditasi adalah (beserta jumlah parameternya):
* Lima Yan: 1.Administrasi & Manajemen (24), 2.Yan Medis (18), 3.Yan Gawat Darurat (31), 4.Yan Keperawatan (23), 5.Rekam Medis (16), (5 Yan total = 112 Parameter).
* Duabelas Yan: 6.Yan Farmasi (16), 7.Keselamatan Kerja, Kebakaran Kewaspadaan bencana-K3- (27), 8.Yan Radiologi (18), 9.Yan Laboratorium (23), 10.Yan Kamar Operasi (25), 11.Yan Pengendalian Infeksi ( 17), 12.Yan Perinatal Risiko Tinggi (16), (12 Yan total =254 parameter).
* Enambelas Yan: 13.Yan Rehablitasi Medis (16), 14.Yan Gizi (17), 15.Yan Intensif (17), 16.Yan Darah (15), (16 Yan) =319 parameter.
Akreditasi pada sesuatu RS wajib dilakukan untuk lima pelayanan, disebut Akreditasi Tingkat Dasar yaitu pelayanan nomor 1 s/d 5. Tiga tahun kemudian RS meningkatkan diri dan diakreditasi untuk 12 pelayanan, disebut Akreditasi Tingkat Lanjut (pelayanan nomor 1 s/d 12). Dan tiga tahun kemudian RS dapat diakreditasi untuk total 16 pelayanan (Akreditasi Tingkat Lengkap).
Bila upaya penerapan standar, perbaikan elemen-elemen standar struktur, proses dan hasil sudah cukup baik, yaitu melalui Penilaian Self Assessment, misalnya nilai yang diperoleh sudah mencapai 80-85 %, maka sudah dapat mengajukan permohonan untuk disurvei oleh KARS.

Manfaat

Berdasarkan literatur luar negeri dan juga pengalaman KARS di Indonesia, manfaat yang diperoleh RS karena akreditasi adalah sbb.:
1. Peningkatan pelayanan (diukur dengan clinical indicator),
2. Peningkatan administrasi & perencanaan,
3. Peningkatan koordinasi asuhan pasien,
4. Peningkatan koordinasi pelayanan,
5. Peningkatan komunikasi antara staf,
6. Peningkatan sistem & prosedur,
7. Lingkungan yang lebih aman,
8. Minimalisasi risiko,
9. Penggunaan sumber daya yang lebih efisien,
10. Kerjasama yang lebih kuat dari semua bagian dari organisasi,
11. Penurunan keluhan pasien & staf,
12. Meningkatnya kesadaran staf akan tanggung jawabnya,
13. Peningkatan moril dan motivasi,
14. Re-energized organization,
15. Kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder).
Keputusan Akreditasi. Penilaian hasil oleh surveyor kemudian diajukan ke KARS, dan keputusan Akreditasi dapat sbb.:
Tidak Diakreditasi (Tidak Lulus),
Akreditasi Bersyarat: nilai total >65 % – <75 %, tidak ada nilai < 60%, 1 tahun disurvei / nilai lagi Yan yang nilainya di bawah 75%.
Akreditasi Penuh: nilai total > 75 %, tidak ada nilai < 60%, 3 tahun masa berlaku.
Akreditasi Istimewa: 5 tahun masa berlaku, didapat setelah 3 X berturut-turut lulus.

Komitmen

Keberhasilan menerapkan standar dan kemudian lulus dalam penilaian akreditasi sangat banyak tergantung dari faktor komitmen pemilik dan pimpinan RS. Bila komitmen cukup tinggi, umumnya keberhasilan tidak sukar diperoleh.
Demikian penjelasan kami, semoga bermanfaat. Bila memerlukan informasi lebih lanjut, dapat menghubungi kantor KARS di DepKes dengan nomor telepon (021)5265717 dengan Dr. Luwiharsih atau Dra. Amatyah


Artikel Kesehatan

Sabtu, 25 Desember 2010

PROGRAM KERJA SUB KOMITE REKAM MEDIK

PENDAHULUAN
Seiring dengan kecanggihan teknologi yang akan diterapkan dalam tekhnik informasi dan keterlibatan profesi dalam memasuki paradigma baru namun tetap saja sistem rekam medis masa depan tetap harus bertumpu pada setidaknya lima tujuan yang mendasar sbb:
  • Rekam Medis masa depan harus tetap menunjang pelayanan pasien dan memperbaiki kualitas pelayanan pasien
  • Sistem Rekam Medis harus menambah produktivitas profesional pelayanan kesehatan dan mengurangi biaya administratif dan biaya pekerja (labor costs) yang dihubungi dengan pemberian pelayanan kesehatan dan pembiayaan
  • Rekam medis mendatang harus menunjang riset klinis dan pelayanan kesehatan
  • Harus mampu mengakomodasi pengembangan ke depan teknologi pelayanan kesehatan, kebijakan, manajemen dan keuangan
  • Konfidentialitas pasien perlu mendapat perhatian serius dan harus dijaga selalu dalam mencapai tujuan-tujuan diatas.
LATAR BELAKANG
Sub Komite Rekam Medis adalah unit kerja yang ditunjuk dan yang serupa bertanggung jawab kepada pimpinan rumah sakit dengan tugas :
- Menentukan standar dan kebijakan pelayanan
- Mengusulkan bentuk formulir rekam medis
- Mengusulkan upaya yang perlu dalam penanggulangan masalah pelayanan rekam medis
- Menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk menentukan apakah informasi klinis sudah cukup dalam asuhan pasien
Susunan Sub Komite Rekam Medis ditentukan oleh pimpinan rumah sakit.

TUJUAN
a. Tujuan Umum.
Memberikan pelayanan rekam medis yang optimal
b. Tujuan Khusus.
- Meningkatkan kualitas rekam medis
- Meningkatkan komunikasi antar unit kerja RS.
- Meningkatkan kemampuan dan keterampilan petugas.
- Terpenuhinya standar dan parameter pada Akreditasi Rumah Sakit.

KEGIATAN PROGRAM SUB KOMITE REKAM MEDIS
1. Menyelenggarakan rapat rutin dengan direksi
2. Menyelenggarakan rapat rutin dengan unit rekam medis
3. Mengevaluasi mengenai Angka Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medik (KLPCM)
4. Mengevaluasi hilangnya berkas rekam medis pasien

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
1.Menyelenggarakan rapat rutin dengan direksi
2.Menyelenggarakan rapat rutin dengan rekam medis
3.Mengevaluasi Angka Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medik (KLPCM)
a. Melakukan pencatatan oleh petugas rekam medis jika terjadi KLPCM
b. Melakukan rekapitulasi bulanan dan tahunan KLPCM oleh petugas instalasi rekam medis
c. Mencari penyebab terjadinya KLPCM
d. Mencari solusi, mengevaluasi dan mengurangi angka kejadian KLPCM
4. Mengevaluasi hilangnya berkas rekam medis pasien :
- Melakukan pencatatan oleh petugas rekam medis jika terjadi berkas rekam medis hilang
- Melakukan rekapitulasi bulanan dan tahunan kejadian berkas rekam medis hilang oleh petugas instalasi rekam medis
- Mencari penyebab terjadinya berkas rekam medis hilang
- Mencari solusi, mengevaluasi dan mengurangi angka kejadian berkas rekam medis hilang

URAIAN KEGIATAN


No
Kegiatan


1.
Menyelenggarakan rapat rutin dengan direksi PT.

2.
Menyelenggarakan rapat rutin dengan rekam medis

3.
Mengevaluasi Angka Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis


a. Melakukan pencatatan oleh petugas rekam medis jika terjadi KLPCM


b. Melakukan rekapitulasi bulanan dan tahunan KLPCM oleh petugas rekam medis


c. Mencari penyebab  terjadinya KLPCM


d. Mencari solusi, mengevaluasi dan mengurangi angka kejadian KLPCM

4.
Mengevaluasi hilangnya berkas rekam medis pasien


a. Melakukan pencatatan oleh petugas rekam medis jika terjadi berkas rekam medis hilang


b.  Melakukan rekapitulasi bulanan dan tahunan kejadian berkas rekam medis hilang oleh petugas instalasi rekam medis


c. Mencari penyebab terjadinya berkas rekam medis hilang


d. Mencari solusi, mengevaluasi dan mengurangi angka kejadian berkas rekam medis hilang




SASARAN
Sasaran program merupakan target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan yang menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan Sub Komite Rekam Medis di RS. 
 
 
pokjarekammedis